Khi sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán cần nắm rõ những quy định lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử để quyết toán và kê khai cho chính xác.

Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ khi thỏa mãn các điều kiện

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần đảm bảo những điều kiện nhất định

Bên bán, bên mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi số kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn của Luật Kế toán.

Đối với trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của đơn vị trung gian cung cấp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đó cũng phải thực hiện lữu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của pháp luật.

Trường hợp người bán hoặc người mua là đơn vị kế toán và đơn vị trung gian cung cấp hóa đơn điện tử có trách nhiểm phải sao lưu dữ liệu của hóa đon điện tử ra các ổ cứng ví dụ như USB, đía CD, DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong hoặc sao lưu trực tuyến để bảo vệ sữ liệu như tải lên Driver…

Khi hóa đơn điện tử đã lập phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và thỏa mãn các điều kiện sau:

Thứ nhất, nội dung hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để đối chiếu khi cần thiết

Thứ hai, nội dung hóa đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dang mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong một khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó

Thứ ba, hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép nhằm xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận.

Theo đó, hóa đơn điện tử được lưu trữ  dưới dạng thông điệp dữ liệu nhất định và cần bảo đảm tối ưu những yêu cầu trên.

Tiêu hủy hóa đơn điện tử khi nào?

Kế toán thực hiện tiêu hủy hóa đơn khi hết thời gian quy định lưu trữ theo Luật kế toán

Hủy bỏ hóa hóa đơn điện tử hay tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến những thông tin có chứa trong bản thân hóa đơn đó.

Có nhiều kế toán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thắc mắc rằng, khi nào được hủy bỏ hóa đơn điện tử lưu trữ? Câu trả lời đó là khi hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán và không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác thì sẽ được phép tiêu hủy,

Khi hủy hóa đơn, người hủy không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy khác và đặc biệt phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Trong trường hợp người bán hoặc người mua làm mấy hóa đơn điện tử mà bên liên quan vẫn còn lưu hóa đơn dưới dạng dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu bên liên quan cung cấp lại dữ liệu hóa đơn điện tử đó.

Đối với trường hợp người bán hoặc người mua không có bên liên quan nào còn sao lưu dữ liệu hóa đơn đó thì người bán hoặc người mua cần thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Xử lý hóa đơn trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng

 

Có những xử lý cụ thể khi doanh nghiệp không tiếp tục sử dụng

Trong các trường hợp dưới đây, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhận thông bóa với cơ quan khi không tiếp tục sử dụng hóa đơn trong các trường hợp sau:

Thứ nhất, tổ chứ, hộ, cá nhân đó được cơ quan thuế chấp nhận việc ngưng sử dụng mã số thuế, phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành mà đơn vị đó còn chưa sử dụng.

Thứ hai, tổ chức, hộ, cá nhân phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.

Thứ ba, tổ chức, hộ, cá nhận kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì đơn vị mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 27 của Thông tư 153/2010/TT-BTC

Bên cạnh đó, cơ quan thuế cũng có những thông báo về việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn sau cho tổ chức, hộ, cá nhân được biết như:

- Hóa đơn không tiếp tục sử dụng do tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế thuộc các trường hợp nêu tại khoản 1 Điều 19 Thông tư 153/2010/TT-BTC

- Những hóa đơn chưa lập mà tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đã bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mà không hề có thông báo với cơ quan thuế.

- Những hóa đơn chưa lập của tổ chức, hộ, cá nhân mà đã tự ý ngững kinh doanh nhưng không thông báo với cơ quan thuế

- Những hóa đơn của cơ quan thuế mà tổ chức, hộ, cá nhận kinh doanh có hành vi cho hoặc bán