Hiện nay, theo quy định của cơ quan Thuế, có hai loại hoá đơn điện tử đang được lưu hành đồng thời: Hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC và hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC. Vì vậy chúng ta cần hiểu đúng về hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hoá đơn điện tử (HĐĐT) được sử dụng thay cho hóa đơn giấy từ ngày 1/1/2018, bản chất nó của nó giống hệt hoá đơn giấy từ các thủ tục huỷ, xoá bỏ, thu hồi đều lập biên bản giống hoá đơn giấy. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm bảo quản dữ liệu của mình và sẽ xuất trình khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra kiểm tra tại doanh nghiệp.

Hoá đơn có mã xác thực (HĐĐTXT) là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Đối với HĐĐTXT, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

Như vậy thay vì doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm và bảo quản dữ liệu của mình thì hệ thống cấp mã xác thực của Tổng Cục Thuế sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng có thể tự kiểm tra được hoá đơn trên hệ thống cấp mã xác thực đó.

Hóa đơn điện tử và hoá đơn điện tử có mã xác thực có gì khác nhau?

Về đối tượng áp dụng:

HĐĐT: với các doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn, tự chịu trách nhiệm với hóa đơn mình lập

HĐĐTXT: với các doanh nghiệp có rủi ro về thuế theo nhận định từ cơ quan thuế, các doanh nghiệp mới thành lập chưa đủ điều kiện sử dụng HĐĐT tự lập.

Về điều kiện sử dụng:

HĐĐT: doanh nghiệp đang hoạt động, có giao dịch thường xuyên với ngân hàng và cơ quan thuế, có chữ ký số còn hiệu lực, có điều kiện hạ tầng và hệ thống dịch vụ, có đủ điều kiện để tự lập HĐĐT và chịu trách nhiệm hoạt động của mình với pháp luật.

HĐĐTXT: doanh nghiệp đang hoạt động, có mã cơ quan thuế. Có chứng thư số còn hiệu lực, có khả năng kết nối internet.

Về cách đăng ký :

HĐĐT: đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và doanh nghiệp tự lập để sử dụng.

HĐĐTXT : đăng ký với cơ quan thuế và sử dụng hóa đơn được cấp bởi cơ quan thuế.

Về cách sử dụng :

HĐĐT: doanh nghiệp tự lập, tự lưu trữ và báo cáo với cơ quan thuế theo hạn định.

HĐĐTXT: đăng ký với cơ quan thuế, lấy mã rồi tiến hành giao dịch, hệ thống giao dịch sẽ cấp mã cho giao dịch của bạn.

Phần mềm sử dụng:

HĐĐT: phần mềm tự xây dựng hoặc mua của bên cung cấp dịch vụ.

HĐĐTXT: sử dụng phần mềm của cơ quan thuế.

Một trong những phần mềm hóa đơn điện tử hiện đại nhất hiện nay là phần mềm eHoaDon Online, được các cơ quan Thuế khuyên dùng, nhằm xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác. eHoaDon Online được triển khai trên nền công nghệ điện toán đám mây với độ an toàn, bảo mật cao, với nhiều tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp tạo lập hóa đơn nhanh chóng, in hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và lựa chọn hình thức nhận/gửi hóa đơn đa dạng. Bên cạnh đó, eHoaDon Online luôn sẵn sàng để kết nối với hệ thống HĐĐT xác thực của Tổng Cục Thuế.