Kế toán thường có những lầm tưởng sai về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bảo mật dữ liệu hóa đơn không an toàn

Lầm tưởng đầu tiên và nghiêm trọng nhất là cho rằng hóa đơn điện tử không an toàn – bảo mật không cao. Điều này lại hoàn toàn sai lầm, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp lưu trữ trực tiếp trên hệ thống, đảm bảo an toàn mọi dữ liệu hóa đơn không bị mất, thất lạc, cháy hay hỏng. Hơn nữa, hóa đơn điện tử có dung lượng lưu trữ dữ diệu lớn phù hợp với mọi quy mô, số lượng phát hành hóa đơn của doanh nghiệp….

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử trên công nghệ điện toán đám mây giúp doanh nghiệp tránh được những nguy cơ về virus, đánh cắp hoặc truy cập trái phép dữ liệu. Ngoài ra, với khả năng lưu trữ ở nhiều vị trí địa lý, người dùng có thể tra cứu thông tin hóa đơn hay theo dõi tình hình dữ liệu, biến động hóa đơn ở bất cứ đâu.

Dùng hóa đơn điện tử mất nhiều chi phí

Lầm tưởng thứ hai xuất phát từ chi phí, đây là yếu tố được doanh nghiệp quan tâm và có lầm tưởng khá lớn. Với phép so sánh giữa chi phí đặt in hóa đơn với phí khởi tạo, số hóa đơn điện tử khiến cho doanh nghiệp có kết luận rằng sử dụng hóa đơn điện tử tốn kém. Tuy nhiên, đây lại là phép so sánh hoàn toàn không đúng với thực tế.

Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chi trả số tiền trên mỗi hóa đơn thấp hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy và hoàn toàn không phải chi trả cho các chi phí gửi hóa đơn đến khách hàng… Hơn nữa, hóa đơn điện tử giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian trong việc khởi tạo, phát hành hóa đơn và các thủ tục hành chính. Vì vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử chính là giải pháp tối ưu nhất cho việc tiết kiệm.

Hóa đơn điện tử không bắt buộc sử dụng

Lầm tưởng thứ ba, không phải dùng hóa đơn điện tử cũng được. Đây là một lầm tưởng có thể nhiều người cho là vô lý, nhưng lầm tưởng này lại đang tồn tại rất nhiều trong suy nghĩ của các chủ doanh nghiệp, người làm kế toán. Thực tế, có nhiều người không biết hóa đơn điện tử là gì, chưa cập nhật được quy định mới về thay đổi hình thức sử dụng hóa đơn hoặc có cũng chỉ tìm hiểu qua mà không biết rằng việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc. Chính vì vậy, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp đang thờ ơ với hóa đơn điện tử.

Căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đến hết ngày 31/10/2020 toàn bộ các doanh nghiệp phải bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, doanh nghiệp cần nắm rõ lộ trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm tránh mắc phải những sai phạm.

Có trình độ công nghệ thông tin mới dùng được hóa đơn điện tử

Lầm tưởng cuối cùng mà EasyInvoice cho rằng đó chính là trình độ sử dụng hóa đơn điện tử. Hầu hết người làm kế toán nghĩ rằng, để sử dụng được hóa đơn điện tử đòi hỏi phải có một chút chuyên môn về công nghệ thông tin mới sử dụng được. Chính lầm tưởng này dẫn đến tâm lý thiếu tự tin - ưa cái cũ và ngại thay đổi sang các mới. Nhưng họ không biết, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử khá đơn giản, mọi thao tác khởi tạo, phát hành hóa đơn đều được thực hiện một cách dễ dàng chỉ với vài click chuột. Đồng thời, trong quá trình sử dụng người dùng cũng được hướng dẫn và hỗ trợ từ phía đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.