Điều cần lưu ý trước khi ký số tập tin

Một tập tin nào đó một khi đã ký số thì không thể thực hiện sửa đổi được nữa.

Chính vì vậy lời khuyên giá trị là bạn cần:

-> Sao chép/copy lại 1 bản trước khi thực hiện ký số với các file nói chung và MS Office nói riêng.

Một số lưu điều cần lưu ý riêng liên quan đến việc ký số với các file MS Office

Với những chữ ký số, hầu như các nhà cung cấp đều cho phép thực hiện ký số trên các file như: Word, Excel, Power Point.

1. Với file MS office, việc sửa đổi lại file và save lại thì không thể phục hồi lại file cũ có chữ ký số xác nhận nội dung cũ chưa được sửa đổi. Thực ra điều này cũng dễ hiểu, vì như đã đề cập ở trên về việc tập tin một khi đã ký số bạn sẽ không thể sửa đổi được gì nữa, và tập tin MS Office cũng không ngoại lệ.

-> bạn cần Save lại file trước khi thực hiện ký số với các file MS Office.

2. Đối với file MS Office, chữ ký số không thể hiện thông tin của chủ thể cụ thể như file PDF và chỉ hiện thị thông qua dấu hiệu trên thanh công cụ trạng thái của từng ứng dụng.

Một lưu ý nữa là: Trong bài viết hướng dẫn này tác giả khuyên các bạn sử dụng MS Office phiên bản cũ nhất cũng phải là MS Office 2010.

Nào! chúng ta cùng bắt tay vào thao tác ký số nhé!

Hướng dẫn sử dụng chữ ký số trên file Word và Exel

Microsoft Office Word

Để có thể thực hiện ký số trên file Word các bạn thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Đầu tiên bạn mở Microsoft Office Word, sau đó nhấp vào “file” phía góc trái trên cùng.

Bước 2: Các bạn vào “Info” rồi chọn “Protect Document”, khi xuất hiện thanh công cụ các bạn chọn “Add a Digital Signature” như hình dưới.

Bước 3: Khi hiện lên thông báo Microsoft Office Word, các bạn chọn OK

Tiếp tục lựa chọn chữ ký số đang hiện có trong trương trình rồi OK

Lưu ý: Trước khi làm những thao tác này, bạn cần kết nối thiết bị USB Token với máy tính, để chương trình có thể nhận được chữ ký số.

Bước 4: Ở bước này, cửa sổ Sign hiện lên để ghi chú cho lý do ghi chữ ký vào văn bản, các bạn có thể bỏ qua rồi ấn Sign để ký số.

Bước 5: Nhập mật khẩu USB Token. Khi hiện lên cửa sổ PIN Verification các bạn nhập mã PIN Token vào và ấn Đăng nhập để hoàn thành việc ký số.

Microsoft Office Excell

Với Microsoft Office Excell các bạn cũng thực hiện tương tự như Microsoft Office Word với những bước như trên vì cùng bộ MS Office nên thứ tự vào các bước hầu như hoàn toàn giống nhau.

Chúc bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ eHoaDon Online và hệ sinh thái BizStore.