Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp thì việc phát hành hóa đơn là một thủ tục cần thiết. Khi cần tiến hành hủy việc phát hành hóa đơn thì công ty sẽ cần phải có công văn thông báo cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp.

Việc phát hành hóa đơn tại các công ty, doanh nghiệp cần phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Nhưng trên thực tế vì những lý do nhất định mà sẽ phải hủy thông báo phát hành hóa đơn. Nội dung bài viết sau đây sẽ hướng dẫn về mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn mới nhất.

Các trường hợp hủy hóa đơn

Hóa đơn chính là một bảng liệt kê những danh sách các hàng hóa cùng với các thông tin liên quan đến hàng hóa đó và việc chuyển giao hàng hóa mà bên chuyển giao giao hàng cho bên nhận.

Hóa đơn hiện nay được phân loại thành các loại như sau: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác,…Hóa đơn thường được thể hiện bằng các hình thức là hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in.

Theo quy định của pháp luật thì dù các hóa đơn đã được phát hành nhưng khi phát hiện có sai sót thì sẽ phải tiến hành hủy bỏ theo quy định. Cụ thể như:

– Trường hợp hóa đơn đã được lập, đã giao cho người mua nhưng chưa thực hiện việc giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã được lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa thực hiện kê khai thuế nếu phát hiện ra có sai sót thì cần phải hủy bỏ.

– Những hóa đơn đã được lập, hóa đơn giao cho người mua hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế nhưng sau đó mới phát hiện có sai sót thì người bán và người mua sẽ phải thực hiện hủy hóa đơn.

– Ngoài ra hóa đơn cũng được hủy trong các trường hợp hóa đơn đặt in bị in sai, bị in trùng; trong trường hợp không tiếp tục sử dụng hóa đơn nữa thì cần phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn; các loại hóa đơn đã lập của các đơn vụ kế toán cũng sẽ bị hủy theo quy định của pháp luật.

Như vậy trong các trường hợp như trên thì bên bán, bên mua vẫn có thể hủy hóa đơn sau khi đã phát hành, khi hủy hóa đơn cần phải sử dụng mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn.

Hồ sơ để thực hiện việc hủy hóa đơn

Có thể thấy rằng có nhiều lý do khác nhau dẫn đến việc phải thực hiện thông báo hủy hóa đơn, theo đó mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn và hồ sơ hủy hóa đơn được nhiều doanh nghiệp quan tâm tìm hiểu.

Theo quy định Điều 29 tại thông tư số 39/2014 quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ thì hồ sơ hủy hóa đơn gồm có:

– Phải thành lập hội đồng hủy hóa đơn;

– Bảng kiểm kê chi tiết của hóa đơn cần hủy như có tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số của hóa đơn, ký hiệu của hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy,…

– Biên bản về việc hủy hóa đơn;

– Trong thông báo kết quả việc hủy hóa đơn cần có đầy đủ các thông tin của hóa đơn muốn hủy như loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn cần hủy từ số….đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy;

Hồ sơ hủy hóa đơn sẽ được lưu tại doanh nghiệp, riêng đối với thông báo kết quả hủy hóa đơn thì cần được lập thành hai bản, một bản lưu lại và một bản được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thời gian gửi thông báo này chậm nhất không quá năm ngày kể từ ngày thực hiện việc hủy hóa đơn.

Hóa đơn sẽ được xác định là đã hủy trong những trường hợp:

– Đối với những loại hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in hỏng; những bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo ra hóa đơn đặt in được xác định là đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn nào hoặc không còn chữ ở trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc là khôi phục lại giống như nguyên bản.

– Đối với những hóa đơn tự in sẽ được xác định là đã hủy xong nếu trên phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn.

Hướng dẫn cách soạn thảo mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn

Khi cần tiến hành hủy việc phát hành hóa đơn thì công ty sẽ cần phải có công văn thông báo cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Nội dung này sẽ hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn như sau:

– Phần quốc hiệu tiêu ngữ là phần không thể thiếu trong mọi văn bản trừ một số trường hợp có quy định khác; tiếp đó là công văn cần phải có ngày, tháng năm ban hành;

– Phần kính gửi: ở phần này sẽ kính gửi đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết, các cơ quan có liên quan ví dụ như chi cục thuế,…

– Tên của công văn được trình bày bằng chữ in hoa có dấu, căn ở chính giữa của văn bản, ví dụ: CÔNG VĂN VỀ VIỆC HỦY THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN;

– Thông tin cụ thể của doanh nghiệp muốn hủy hóa đơn cụ thể là tên của doanh nghiệp; tên của người đại diện theo pháp luật, chức vụ của người đó; thông tin về địa chỉ trụ sở chính của công ty, mã số thuế công ty, tên ngành nghề đăng ký kinh doanh;

– Nội dung công văn: trình bày cụ thể, ngắn gọn, chi tiết về lý do viết công văn xin hủy thông báo phát hành hóa đơn. Thông tin cung cấp trong phần lý do này cần phải chính xác và rõ ràng tránh việc trình bày dài dòng không đúng trọng tâm.

Ví dụ:

Công ty chúng tôi xin trình bày như sau: Ngày….tháng…năm…công ty chúng tôi có thông báo phát hành hóa đơn…..Mẫu hóa đơn:………; ký hiệu:……………; từ số…….đến số….. và bắt đầu sử dụng từ ngày…tháng…năm….

Nay công ty chúng tôi làm công văn này xin hủy thông báo phát hành hóa đơn ngày…tháng…năm…với lý do sai ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.

– Cam kết những nội dung đã nêu trong công văn là chính xác và chịu trách nhiệm về những thông tin đó;

– Cuối cùng người đại diện theo pháp luật của công ty sẽ ký và ghi rõ họ tên.

Quý vị có thể tải mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn

Mong rằng qua bài viết trên của chúng tôi đã giải đáp được những thắc mắc về các trường hợp hủy hóa đơn, hồ sơ thực hiện việc hủy hóa đơn và hướng dẫn soạn mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn mới nhất.

Chúc các bạn thành công và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời từ nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử eHoaDon Online và hệ sinh thái thương mại điện tử BizStore.