Khi phát hành hóa đơn cho khách mua hàng, thì một trong những thông tin cần phải cung cấp chính là Thông tin về bên mua hàng. Nếu bạn tổ chức tốt thông tin này thì việc truy xuất và sử dụng sẽ càng dễ dàng và hiệu quả càng cao. Bài viết này eHoaDon Online nhằm giúp bạn quản lý và sử dụng Danh Mục Khách Hàng hiệu quả.

Nếu các thông tin về khách hàng được nhập vào hệ thống sẵn rồi và được gán Mã Quản Lý thì khi cần bạn chỉ cần gõ Mã Quản Lý ra mà thôi, hệ thống sẽ tự động lấy tất cả các thông tin thuộc về Mã Quản Lý lên mà bạn không cần phải gõ lại quá nhiều thông tin vốn dĩ thường gây cho bạn vừa mất thời gian lại vừa thiếu chuẩn xác.

Điều này cho thấy việc đặt Mã Quản Lý rất quan trọng, liên quan đến tính hữu dụng của các thông tin mà chúng ta nhập vào hệ thống và truy cập.

Lời khuyên chung nhất là bạn cần luôn nhắm đến mục tiêu sử dụng, nói rõ hơn là những thông tin nào mà chính chúng ta hay truy xuất thì đặt mã sao cho chính chúng ta dễ nhớ. Còn thông tin nào mà người mua hàng sử dụng thì chúng ta nên đặt mã sao cho người mua hàng dễ nhớ nhất. (Bạn có thể xem hình ví dụ dưới đây)

Chú ý: Trường thông tin Mã khách hàng và Tài khoản đăng nhập để thuận lợi cho việc đăng nhập và truy xuất về sau thì bạn nên viết liền, không dấu, đặt ngắn gọn sao cho dễ nhớ.

Hình minh họa: Một cách đặt mã thông tin gợi nhớ hiệu quả cho việc sử dụng

Điều này bạn cũng nên áp dụng tương tự đối với việc tổ chức danh bạ sản phẩm trong hệ thống của mình nhé. Bởi việc chuẩn bị thông tin trên hóa đơn cho người mua hàng không chỉ liên quan đến thông tin bên mua hàng mà còn cả các thông tin khác như thông tin hàng hóa hoặc dịch vụ, và tương ứng giá cả, đơn vị tính....

Bài viết liên quan bạn không nên bỏ qua: 

Quản lý Danh bạ Sản Phẩm

Cách xuất hóa đơn cho khách mua hàng.